Правила постановки целей

Постановка целей является главнейшей задачей правильного и умного руководителя предприятия. Первое правило, которое используется при приеме на работу менеджеров – это насколько четко и правильно они могут излагать свои мысли, а значит, и ставить конкретные цели перед своими подчиненными.

Также руководители отделов должны правильно излагать свои цели подчиненным, поскольку, руководитель предприятия ставит конкретные цели и задачи перед руководителями отделов, а они в свою очередь уже доносят эти цели до нижнего звена сотрудников.

В результате этого, если цель будет поставлена руководителем предприятия правильно, а руководитель какого-то отдела не сможет донести ее до низшего звена сотрудников в таком виде, в котором она должна быть поставлена, то такая цель будет называться искаженной.

И в итоге, получится, что те цели, которые руководитель поставил четко и правильно, простые сотрудники предприятия будут неправильно выполнять. Потому что они оказались в такой ситуации, когда они не знают на самом деле, что от них хотят. Вроде бы они и исполняют то, что им сказали руководители отделов правильно, а вот руководитель предприятия недоволен их работой, потому что те цели, которые он доносил до них через руководителей отделов, искажены.

Как же выглядит эта самая цель? Цель – это четкая задача, которая ставится перед сотрудниками конкретного предприятия.

Цель обязательно должна иметь временные рамки, то есть ограничиваться каким-то периодом времени. Для того, чтобы цели были достигнуты в определенное время и в полном объеме, необходимо, чтобы они правильно были сформулированы. Такие цели называются SMART.

Иначе, цели, которые поставлены – мнимые и не представляется никакой возможности их выполнить в определенные сроки, то эти цели никогда не будут выполнимы для ваших сотрудников.

В практической управленческой деятельности есть критерии, которым должны соответствовать поставленные цели.

Прежде всего, SMART цель должна отличаться конкретностью. Для этого перед постановкой цели вы должны знать ответ на такой вопрос, для чего же вам нужно это?

Если вы не можете ответить на такой вопрос, то возможно вам не нужна цель, та которую вы ставите перед собой и хотите выполнять ее сами, или же поручить ее выполнение своим сотрудникам.

Если же вы конкретно можете указать те результаты, которые вы получите после выполнения поставленной цели, то эта цель конкретная. Также вам необходимо конкретно рассказать о своих задачах своим подчиненным и выяснить в результате ваших объяснений поняли они те задачи, которые вы перед ними ставите.

Также сотрудники четко должны уяснить, какие плоды вашему предприятию принесет эта цель. Если сотрудники не понимают того, чем данная цель может быть полезна для них самих, то, скорее всего, ваша задача не будет выполнена так, как вам этого хотелось.

Еще одним из критериев умной цели является измеримость. Измеримость предполагает тот факт, что умная цель должна быть выполнена или если она выполнена частично, то в какой степени. Если же измерители не учитываются при постановке цели, то очень сложно определить, в какой степени выполнена та или иная задача. Для измерения выполняемости цели можно применять процентное соотношение, внешние стандарты, средние показатели, частота происходящего результата, время выполнения.

Еще может браться за критерий, понравится ли ваша поставленная цель вашему высшему руководству.

Также, при постановке задач, необходимо учитывать достижимость таковых. И ставить цели необходимо перед теми сотрудниками, личные качества которых и их профессиональный уровень позволит им достигнуть намеченной цели. Если перед неопытным сотрудником ставить те же задачи и цели, что и сотрудником, который имеет многолетний опыт работы, то первый сотрудник, скорее всего, не сможет выполнить ваши задачи. Поэтому этот критерий очень важен для выполнения поставленной цели.

Существует четыре варианта установки такой планки.
При первом варианте идет поэтапное повышение эффективности работы сотрудника. Для этого, руководитель предприятия или организации ведет поэтапное повышение планки сотрудника – начиная от незначительного повышения, и заканчивая самым высоким уровнем.

При втором варианте повышения планки необходимы те сотрудники, которые достаточно долго работают в компании, но не стремятся изменять что-то в своей жизни.

Третий вариант установки – подходит опытным и инициативным сотрудникам, которые желают быстрого карьерного роста, и готовы выполнять любые задачи, которые стоят перед ними. При этом варианте установки планки, основная задача - это значительно увеличить показатели работы.

Четвертый вариант – постановка таких целей, которые выше пределов возможностей всего коллектива. Эта работа будет относиться к наиболее амбициозным сотрудникам на предприятии, потому что им под силу сделать даже невозможное, то есть выжать из себя последние силы, но во чтобы то ни стало, задачу, которую ставил перед ними начальник, выполнить вовремя и в полном объеме.

Еще одним критерием, который важен для постановки SMART цели, является значимость этой цели. Для этого, сотрудник из вашей постановки цели должен выяснить для себя лично значимость этой поставленной задачи. Какие материальные выгоды может иметь лично для себя сотрудник, который будет выполнять эту задачу. Если вы мотивируете ему выполнение такой задачи, то он непременно будет стремиться ее выполнить и в те сроки, которые вам необходимы. Также руководитель должен рассказать значимость поставленной задачи для его целей, что же он подразумевает на самом деле, когда ставит такую цель.

Проведение совещаний

Руководителю следует начинать совещание с приветствия, краткого обзора повестки дня, напоминания о мобильных телефонах и передачи слова для доклада по первому вопросу. Затем идет рассмотрение тем, вопросов и поручений повестки дня, с выступлениями, полемикой, обсуждением и выработкой решений, включая запись соответствующих формулировок в проект протокола совещания.

Этап проведения совещания заканчивается, когда повестка дня исчерпана, и проект протокола сформирован, после чего руководитель подводит итоги обсуждения и переходит к этапу завершения совещания. Этап проведения в обиходе считается зачастую не только основным, но и единственным этапом служебных совещаний, а что было до совещания и что должно быть после него иногда рассмативается просто как фон из второстепенных событий. Нам следует помнить, что при плохой организации и слабой подготовке собственно процесс совещания не может быть эффективным, а если еще и не контролировать его результаты – итоги этих мероприятий будут скорее отрицательными для компании (подразделения, группы).

Между тем, задачи проведения совещания просты, но выполнить их бывает непросто.

• Рассмотрение пунктов повестки дня с сообщениями (докладами) и материалами по тематике
• Обсуждение сообщений (докладов)
• Выработка и протоколирование решений по ходу совещания
• Формирование новых вопросов и поручений
• Подготовка проекта протокола совещания

Двенадцать заповедей руководителя при проведении совещаний

1. Руководитель не должен выпускать из виду основную цель совещаний – выработку управленческих решений, предусмотренных в вопросах повестки дня и твердо вести всех участников к этой цели.

2. Требовать от участников качественного исполнения решений совещания. При этом уважать иные точки зрения, не унижать и не оскорблять коллег, помнить, что на месте руководителя спустя какое-то время может оказаться и ваш сегодняшний подчиненный, поэтому учитывайте человеческую природу.

3. Не бросать управление, не «выпускать вожжи», не шарахаться из стороны в сторону. Авторитет на совещании не обеспечивается автоматически должностью руководителя. При неуверенном руководстве эффективность совещаний резко падает. Не следует допускать двоевластия на совещании, поскольку при этом быстро обнаружится другой, неформальный лидер с другими, чем у вас, взглядами и подходами к проблемам.

4. Не торопиться с выражением своего мнения, обеспечить командную работу, давать возможность высказываться сотрудникам, не бояться проявления других точек зрения, терпеть возражения в свой адрес, признавать свои ошибки, доискиваться до истины, существа дела, поощрять появление различных вариантов решения. Задача руководителя – услышать других, а не самому выговориться. Ясно представлять, что выбор решения, последнее слово, не только право руководителя, которым можно и не воспользоваться, но и обязанность, от которой нельзя уклониться.

5. Проявлять гибкость в ходе обсуждения. Помнить, что служебные совещания, а также их отдельные вопросы, разделяются по видам на информационные (инструктивные), оперативные (диспетчерские) и проблемные (ситуационные). Хладнокровно вести совещание, владеть собой и оперативно подстраивать свой стиль руководства совещанием (в диапазоне от авторитарного до демократического), под эти виды.

6. Уметь быть коллегой, равным не притворяясь, максимум – первым среди равных. Не возвышаться надо всеми великаном, под ногами которого, как малые дети, путаются участники совещания. Тем более – не бронзоветь, не превращаться в китайского божка, которому не то что возражать, и смотреть – то на него можно только прогнувшись. Авторитета этим себе не добавите, а число хамелеонов в вашем окружении заметно возрастет и все в ущерб делу.

7. Закладывать на текущем совещании успех следующего. Мало принять решение, надо еще его выполнить. Правильно назначать ответственных за вопрос или поручение, не оставлять какие – либо позиции повестки дня без исполнителей, в надежде на потом. В случае нескольких исполнителей сотрудники, указанные первыми в перечне, являются ответственными за вопрос. При выборе ответственных лиц учитывать профессиональную подготовку и функциональные обязанности, которыми они наделены на предприятии.

8. Рационально использовать временные ресурсы совещания. Ориентируясь на повестку дня, вместе с секретарем отслеживать общее время совещания, а также квоты по темам, вопросам и выступлениям. За регламентом наблюдает секретарь, а руководитель обязан в корректной форме, но твердо останавливать выступающих с превышением отведенного времени. Выявлять манипуляции, разоблачать манипуляторов, не включаясь в их игры, не тратить время на пустопорожние размышления в кругу участников совещаний.

9. Умело выбирать персональный состав исполнителей. Они должны быть достаточно самостоятельными и обладать определенным авторитетом, организационными и контактными способностями для руководства своей временной микро группой в процессе исполнения поручений. Не следует поощрять их походы к начальству для того, чтобы лишний раз получить правильное толкование, что и как надо делать, или с очередной просьбой рассудить, кто из них прав или с обидой на коллегу, который опять что-то в поручении не исполняет как надо.

10. Улавливать оригинальные мысли, новые свежие идеи, самостоятельные суждения, исходящие от участников совещания, при этом не забывать, что спугнуть мысль подчиненного руководитель может и неосторожным словом, и даже, как на него, бедного, посмотреть, взглядом.

11. Не переоценивать собственную роль как на совещании, так и в менеджменте в целом, на любом уровне управления (компанией, подразделением, проектом). Не все от вас зависит. Надо уметь видеть и ощущать практические границы своих полномочий и поступать соответственно. Понимать, что создать работоспособный коллегиальный орган управления, каковым является совещание, можно только дружными усилиями всей команды, тогда как для разрушения этого института достаточно действий (или бездействий) одного только руководителя.

12. Всегда помнить, что совещания всего лишь составная часть менеджмента, компонента процессов управления предприятием, что у вашей компании существуют (должны быть) более важные, крупные и более далекие цели, к которым на очередном совещании вы сделали только небольшой шаг.


Стили поведения руководителя на совещании

Выделяют следующие стили поведения руководителя на совещании:

Диктаторский - когда руководитель ведет совещание и фактически единственный пользуется правом голоса. Примером такого совещания может быть ознакомление с приказом, новым направлением в работе.

Автократический - руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает их ответы. Регулярное использование данного стиля способствует выработке устойчивой неприязни к руководителю.

Псевдодискуссионный - сначала руководитель или кто-либо по его поручению делает сообщение, потом проводятся прения, в которых участвуют несколько работников по выбору руководителя.

Дискуссионный характеризуется свободным обменом мнениями и выработкой общего решения.
При свободном стиле проведения совещания руководитель четко не формулирует повестку дня и решения не принимаются.

Модерация

Модерация – это метод организации групповой работы с целью найти решение сложной задачи, требующее совместного вклада многих участников.

Применение этого метода позволяет избежать ситуации, когда «уже пятую неделю обсуждаем, а так ни до чего и не договорились». Модерация позволяет буквально за несколько часов выходить на решение вопросов, которые до этого не решались месяцами.

Конечно, модерация, как и любая технология, требует серьезного изучения и долгой практики.
Модератор – не просто «председатель собрания». Он действует по определенной методике и должен обладать определенными навыками.

Но руководителю не обязательно владеть технологией в совершенстве. Для проведения по-настоящему сложных мероприятий вроде стратегической сессии разумнее пригласить профессионального модератора.

А вот для повседневной работы вполне можно взять отдельные инструменты, правила и приемы.
Что из технологии модерации может взять на вооружение руководитель, не имеющий специальной подготовки, но заинтересованный в том, чтобы обсуждения проходили эффективно?

Внешне модерация выглядит очень просто: собрались, ведущий задал вопрос, люди пообсуждали, написали что-то на карточках или листах флип-чарта, еще пообсуждали, и вот уже группа вышла на результат и сформировала планы действий.

Но эта простота обманчива. Самый главный секрет модерации – в тщательной подготовке.

Поэтому начать нужно с целей

Еще до проведения встречи необходимо поставить ясную и конкретную цель. Чего вы хотите от собравшихся?
Например:

• Получить максимум идей, вариантов решения той или иной проблемы
• Определить отношение к тому или иному варианту действий, проекту документа и т.п.
• Определить приоритеты – какие шаги необходимо предпринять, чтобы максимально продвинуться к достижению главной цели
• Сформировать конкретные планы действий

Нужно заметить, что все это – разные цели. Эти цели могут и «не ужиться» вместе. Значит, каждую цель отрабатываем в отдельном блоке с помощью определенных инструментов.

Очень часто целью модерации руководители ставят сбор новых идей. Поэтому рассмотрим, как это сделать правильно.

Генерация идей требует раскрепощенности и безоценочного подхода. Здесь очень важно, чтобы не было критики и давления.

Руководителю, если он ведет такое собрание, нужно не только самому «уйти в тень», превратившись в слушателя, но и позаботиться о том, чтобы особо активные или статусные участники не давили на остальных.

В этом хорошо помогает техника, когда участники сначала самостоятельно пишут предложения на небольших карточках, которые затем клеятся на флип-чарт или на стену.

Такой подход убивает даже не двух, а сразу несколько зайцев.
Во-первых, невозможно «отсидеться», ведь каждый должен что-то написать.
Во-вторых, у активных участников нет возможности давить на остальных, ведь дискуссия в этот момент отсутствует.
В-третьих, сбор идей происходит быстрее за счет одновременной работы сразу большого количества участников.
В-четвертых, идеи, собранные в письменном виде, удобно затем объединять в кластеры, что облегчает последующий анализ.

Что важно помнить, если вы хотите собрать максимум ценных идей:

• Правильно подберите участников. Обеспечьте взгляды на проблему со всех сторон.
• Помните: источник развития обычно находится за пределами системы. Привлеките в группу людей, «внешних» по отношению к проблеме – сотрудников смежных подразделений, клиентов, партнеров.
• Полностью исключите любую критику и давление.
• Собирайте идеи в письменном виде, но сделайте так, чтобы они были сформулированы кратко.
• Дайте достаточно времени. Генерация идей обычно идет в несколько «волн», разделяемых небольшими паузами.
• Внимательно слушайте участников. Очень важно понять, какой смысл вкладывал в те или иные формулировки именно сам автор идеи.
• Обязательно поблагодарите участников за их работу!

И несколько слов о том, что нужно сделать уже после модерации спустя некоторое время. Нет ничего хуже, чем когда у людей создается ощущение, что все «уходит в песок», мол, «собирали нас, спрашивали, просили предлагать идеи, а потом в результате… ничего!»

Поэтому очень важно спустя несколько недель проинформировать участников о том, что было сделано по результатам модерации, какие решения были приняты, на что повлияли высказанные участниками предложения.